Регламент уборки офиса: как составить график и определить периодичность работ

Качество уборки офиса зависит не только от аккуратности клинеров. Важно заранее определить, какие помещения нужно обслуживать, какие работы выполнять ежедневно, а какие - несколько раз в месяц. Без понятного регламента даже регулярная уборка может оказаться недостаточно эффективной: в рабочих кабинетах будет чисто, но пыль начнёт накапливаться на верхних поверхностях, а входная группа и санузлы потребуют более частого внимания.

Регламент уборки помогает распределить работы по зонам, установить их периодичность и зафиксировать требования к результату. Такой документ используется как основа для технического задания, расчёта стоимости и последующего контроля клининга.

Что представляет собой регламент уборки

Регламент - это согласованный порядок обслуживания помещений. В нём указывают состав работ, периодичность, время проведения уборки и особенности отдельных зон. Для небольшого офиса он может занимать одну таблицу, а для бизнес-центра или крупного административного здания включать отдельные графики для входных групп, санузлов, лифтов, лестниц и помещений арендаторов.

Главная задача регламента - сделать требования к уборке понятными и измеримыми. Формулировка «поддерживать чистоту в офисе» слишком общая. Она не объясняет, нужно ли ежедневно протирать стеклянные перегородки, как часто очищать плинтусы и входит ли в стандартное обслуживание мойка окон.

В правильно составленном регламенте такие вопросы определены заранее. Это позволяет заказчику понимать состав услуги, а клининговой компании - рассчитывать количество персонала, продолжительность смены и необходимое оборудование.

От чего зависит график уборки офиса

Периодичность работ определяется не только площадью помещения. Два офиса одинакового размера могут требовать совершенно разного подхода. Если в одном работает двадцать человек, а во втором размещены клиентский отдел, несколько переговорных и большая кухня, объём ежедневной уборки будет отличаться.

На график также влияют планировка, тип напольных покрытий, количество санузлов, интенсивность посещений и режим работы компании. В помещениях с высокой проходимостью входную зону и места общего пользования приходится проверять несколько раз в день. В обычном закрытом офисе основную уборку чаще проводят один раз - утром, вечером или ночью.

Отдельно учитывается сезонность. Осенью и зимой в помещения заносятся вода, песок и противогололёдные реагенты. Поэтому входные ковры, полы и лестницы приходится очищать чаще, чем летом.

Что обычно входит в ежедневную уборку

Ежедневный клининг направлен на поддержание порядка в рабочих и общественных зонах. В кабинетах и open space удаляют пыль с доступных поверхностей, освобождают мусорные корзины, пылесосят ковровые покрытия и моют твёрдые полы. При этом личные вещи, документы и оборудование сотрудников, как правило, не перемещают без отдельного согласования.

Особого внимания требуют кухни, санузлы и входные группы. На кухне очищают столешницы, раковины, столы и внешние поверхности бытовой техники. В санузлах моют сантехнику, зеркала и пол, обрабатывают контактные поверхности и пополняют расходные материалы. Во входной зоне удаляют следы с дверей, очищают коврики и контролируют состояние пола.

Такой объём работ обычно относится к поддерживающей ежедневной уборке. Однако точный перечень всегда зависит от условий договора и особенностей конкретного офиса.

Пример периодичности работ

Единых требований для всех объектов нет, но при составлении графика можно ориентироваться на следующую схему.

Эта таблица может использоваться как основа, но окончательная периодичность определяется после осмотра помещения. Например, в небольшом офисе санузлы достаточно обслуживать один раз в день, а в бизнес-центре их состояние может проверяться каждые несколько часов.

Почему ежедневного клининга недостаточно

Поддерживающая уборка удаляет свежие загрязнения и позволяет сохранять помещение в рабочем состоянии. Однако она не охватывает весь объём работ, необходимый для глубокой очистки.

Со временем пыль накапливается на радиаторах, верхних частях мебели, светильниках, плинтусах и в пространстве за шкафами. Напольные покрытия могут нуждаться в машинной очистке, а мягкая мебель и ковролин — в химчистке. Такие работы выполняются периодически и включаются в отдельный график.

Для удаления накопившихся загрязнений проводится генеральная уборка помещений. Она отличается от ежедневной не только объёмом, но и продолжительностью. В некоторых случаях для генерального клининга требуется дополнительный персонал, профессиональное оборудование и временное ограничение доступа в отдельные зоны.

Оптимальная частота зависит от нагрузки на объект. Одним компаниям достаточно проводить глубокую уборку несколько раз в год, другим она требуется ежемесячно.

Когда лучше проводить уборку

Время клининга выбирают так, чтобы работы не мешали сотрудникам и посетителям. Универсального варианта здесь также нет.

Утренняя уборка офиса подходит компаниям с фиксированным началом рабочего дня. Помещение приводят в порядок до прихода основной части персонала. Этот график удобен, если вечером доступ ограничен или после окончания работы в здании остаётся мало времени для клининга.

Вечерняя уборка офиса проводится после завершения рабочего дня. Это распространённый вариант для обычных офисов: сотрудники уже покинули рабочие места, поэтому клинеры могут свободно обработать полы, переговорные и кухни.

Для крупных объектов и компаний с продолжительным режимом работы может использоваться ночная уборка офиса. Она позволяет обслуживать большие площади, применять технику и выполнять более шумные работы без пересечения с посетителями.

В офисах с высокой проходимостью основной вечерней или ночной смены иногда недостаточно. В таком случае дополнительно назначается дежурный клинер, который в течение дня проверяет санузлы, кухню, ресепшен и входную группу.

Как составить регламент для конкретного офиса

Работу над регламентом начинают с разделения помещения на функциональные зоны. Обычно отдельно рассматривают рабочие кабинеты, open space, переговорные, кухню, санузлы, входную группу, коридоры и технические помещения.

Для каждой зоны определяют не только перечень операций, но и ожидаемый результат. Например, вместо общей формулировки «вымыть стекло» можно указать, что на поверхности не должно оставаться отпечатков и разводов. Для пола фиксируют отсутствие видимого мусора, воды и локальных загрязнений.

Также необходимо заранее определить границы ответственности. В регламенте желательно указать, входят ли в обслуживание мойка посуды, очистка холодильника изнутри, полив растений, пополнение расходных материалов и перемещение личных вещей сотрудников. Если этого не сделать, ожидания заказчика и исполнителя могут различаться.

В техническом задании дополнительно указывают площадь объекта, режим работы, количество сотрудников, типы покрытий и требования к используемой химии. Эти сведения помогают клининговой компании определить продолжительность смены и количество персонала.

Контроль качества уборки

Регламент работает только в том случае, если выполнение задач можно проверить. Самый простой инструмент — чек-лист, в котором клинер отмечает завершённые работы. Для крупных объектов дополнительно используются контрольные обходы, журналы замечаний и фотофиксация.

Критерии оценки должны быть конкретными. Например, на зеркалах и стеклянных поверхностях отсутствуют заметные разводы, корзины освобождены, на полу нет мусора, а расходные материалы в санузлах пополнены. Такие формулировки позволяют оценивать результат объективнее, чем общее требование «должно быть чисто».

Если одна и та же проблема возникает регулярно, регламент стоит пересмотреть. Возможно, определённой зоне требуется более частое обслуживание или текущего количества клинеров недостаточно.

Особенности уборки бизнес-центров

В бизнес-центрах график обычно сложнее, чем в отдельном офисе. Помимо помещений арендаторов, необходимо обслуживать холлы, лифтовые зоны, лестницы, общие санузлы, парковки и прилегающую территорию.

Здесь важно учитывать потоки посетителей и распределять работы в течение всего дня. Основную уборку проводят до открытия или после закрытия здания, а самые загруженные зоны контролируют постоянно. Для сотрудников могут составляться маршрутные карты с закреплёнными этажами и помещениями.

Подробнее об организации таких работ можно узнать на странице клининга бизнес-центров.

Регламент уборки офиса помогает систематизировать клининг и сделать его результат предсказуемым. В нём фиксируют зоны, периодичность, состав работ и порядок контроля. При этом график должен учитывать не только площадь, но и число сотрудников, проходимость, назначение помещений и режим работы компании.

Маклин выполняет профессиональную уборку офисов и других коммерческих помещений. Перечень работ и график обслуживания формируются индивидуально после оценки объекта.